Chính sách xử lý dữ liệu

Chính sách thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Hệ thống Nha khoa MedDental tôn trọng quyền riêng tư và chú trọng bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng trong quá trình tìm hiểu, đăng ký và sử dụng dịch vụ nha khoa.

Chính sách này giải thích những loại thông tin MedDental có thể thu thập, mục đích sử dụng, cách lưu trữ và bảo vệ dữ liệu, cũng như quyền của bạn đối với thông tin cá nhân đã cung cấp.

Chính sách áp dụng đối với các hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu thông qua website www.meddental.com.vn và các kênh tiếp nhận thông tin, đăng ký dịch vụ có liên quan do MedDental quản lý.

1. Phạm vi và loại thông tin được thu thập

MedDental thu thập thông tin phù hợp với nhu cầu thăm khám, đăng ký dịch vụ và tương tác của bạn với hệ thống.

Thông tin cá nhân và liên hệ

Khi bạn điền biểu mẫu, đặt lịch khám hoặc liên hệ tư vấn, MedDental có thể tiếp nhận các thông tin như:

• Họ và tên.

• Số điện thoại, địa chỉ email.

• Địa chỉ liên hệ khi cần thiết.

• Thông tin đăng ký tài khoản nếu sử dụng tính năng này.

• Nội dung yêu cầu tư vấn, câu hỏi và phản hồi gửi đến MedDental.

Những thông tin trên giúp MedDental xác nhận yêu cầu, liên hệ tư vấn và hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Thông tin liên quan đến sức khỏe và điều trị

Khi bạn đăng ký thăm khám hoặc sử dụng dịch vụ nha khoa, MedDental có thể cần thu thập và xử lý những thông tin liên quan đến sức khỏe, bao gồm:

• Tình trạng răng miệng và lý do thăm khám.

• Tiền sử bệnh lý, dị ứng hoặc các thông tin sức khỏe có liên quan đến điều trị.

• Hình ảnh răng miệng, phim chụp và kết quả thăm khám.

• Hồ sơ bệnh án, kế hoạch điều trị và lịch sử sử dụng dịch vụ.

• Thông tin theo dõi, tái khám và chăm sóc sau điều trị.

Đây là nhóm dữ liệu cần được bảo vệ theo yêu cầu pháp luật đối với thông tin sức khỏe. MedDental chỉ thu thập và sử dụng trong phạm vi cần thiết, trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật và sự đồng ý của bạn khi pháp luật yêu cầu.

Việc sử dụng hình ảnh, hồ sơ điều trị của khách hàng cho mục đích quảng cáo, truyền thông hoặc công khai trên website phải được xem xét riêng và có căn cứ hợp pháp phù hợp.

Thông tin phát sinh khi sử dụng website

Trong quá trình truy cập website, một số dữ liệu kỹ thuật có thể được ghi nhận như địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, thời điểm truy cập và hoạt động tương tác với website.

Trường hợp website sử dụng cookie hoặc công cụ phân tích truy cập, MedDental sẽ thực hiện thông báo và cơ chế lựa chọn phù hợp với loại dữ liệu được xử lý và quy định pháp luật.

2. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin

Thông tin cá nhân được MedDental thu thập và xử lý nhằm phục vụ những mục đích cụ thể sau:

Tiếp nhận và xác nhận lịch khám

Sử dụng thông tin liên hệ để tiếp nhận yêu cầu, xác nhận lịch hẹn, sắp xếp cơ sở thăm khám và thông báo khi có thay đổi liên quan đến lịch khám của bạn.

Phục vụ hoạt động thăm khám và điều trị

Tiếp nhận và quản lý thông tin sức khỏe, kết quả thăm khám, hồ sơ bệnh án và lịch sử điều trị nhằm hỗ trợ bác sĩ đánh giá tình trạng răng miệng, xây dựng kế hoạch điều trị và theo dõi kết quả theo quy định chuyên môn.

Chăm sóc khách hàng sau điều trị

Liên hệ để hướng dẫn chăm sóc răng miệng, nhắc lịch tái khám, tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Vận hành và cải thiện chất lượng dịch vụ

Phân tích các phản hồi, đánh giá và dữ liệu hoạt động được phép sử dụng nhằm cải thiện quy trình tiếp đón, tư vấn, chăm sóc khách hàng và trải nghiệm trên website.

Cung cấp thông tin dịch vụ và chương trình ưu đãi

MedDental có thể gửi thông tin về dịch vụ nha khoa, kiến thức chăm sóc răng miệng hoặc chương trình ưu đãi khi có căn cứ hợp pháp phù hợp, bao gồm sự đồng ý của bạn trong các trường hợp pháp luật yêu cầu.

Bạn có quyền từ chối hoặc yêu cầu ngừng nhận thông tin tiếp thị theo quy định. Việc đồng ý nhận thông tin quảng cáo không phải là điều kiện bắt buộc để đăng ký thăm khám.

MedDental không tự ý sử dụng dữ liệu cá nhân cho những mục đích khác với phạm vi đã thông báo hoặc được pháp luật cho phép.

3. Cách thức thu thập và xử lý dữ liệu

MedDental có thể thu thập thông tin thông qua các hình thức sau:

• Bạn trực tiếp cung cấp thông tin khi điền biểu mẫu, đặt lịch hoặc gửi yêu cầu tư vấn trên website.

• Bạn cung cấp thông tin khi liên hệ qua điện thoại, email hoặc các kênh chăm sóc khách hàng.

• Bạn cung cấp thông tin trong quá trình thăm khám và điều trị tại cơ sở nha khoa.

• Thông tin kỹ thuật được ghi nhận thông qua hệ thống website hoặc công cụ hỗ trợ vận hành, trong phạm vi pháp luật cho phép.

• Thông tin được chuyển giao hợp pháp từ các bên có liên quan khi có căn cứ xử lý phù hợp.

Sau khi tiếp nhận, thông tin có thể được kiểm tra, phân loại, lưu trữ, cập nhật, tra cứu và sử dụng để đáp ứng các mục đích đã nêu trong chính sách.

Hoạt động xử lý có thể được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm hoặc bởi nhân sự được phân công, tùy thuộc vào loại thông tin và yêu cầu công việc.

4. Những cá nhân và tổ chức có thể tiếp cận thông tin

MedDental giới hạn việc tiếp cận dữ liệu cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ và mục đích xử lý phù hợp.

Những đối tượng có thể được phép tiếp cận thông tin bao gồm:

Nhân sự thuộc MedDental

Bác sĩ, nhân viên y tế, bộ phận chăm sóc khách hàng, quản lý hồ sơ và nhân sự phụ trách hệ thống công nghệ thông tin có thể tiếp cận những dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc được giao.

Đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ

Trong một số trường hợp, MedDental có thể hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu, vận hành phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật, thanh toán hoặc các hoạt động khác cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.

Việc chia sẻ dữ liệu cho các đơn vị này phải dựa trên căn cứ hợp pháp, giới hạn trong phạm vi cần thiết và có các yêu cầu bảo vệ thông tin tương ứng.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

MedDental có thể cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc trong những trường hợp pháp luật quy định.

Đối với dữ liệu sức khỏe, việc cung cấp cho bên thứ ba là tổ chức cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc bảo hiểm phải đáp ứng các điều kiện riêng theo quy định pháp luật.

MedDental không mua bán dữ liệu cá nhân của khách hàng và không tự ý công khai hồ sơ sức khỏe hoặc thông tin điều trị cho mục đích thương mại.

5. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân

Thời gian lưu trữ thông tin phụ thuộc vào loại dữ liệu, mục đích xử lý và nghĩa vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.

Đối với thông tin tư vấn hoặc đặt lịch, dữ liệu được lưu trữ trong thời gian cần thiết để tiếp nhận, giải quyết yêu cầu và thực hiện những hoạt động liên quan có căn cứ hợp pháp.

Đối với hồ sơ bệnh án và thông tin điều trị, MedDental thực hiện lưu trữ theo quy định áp dụng trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh.

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn căn cứ tiếp tục xử lý, dữ liệu sẽ được xem xét xóa, hủy hoặc xử lý theo quy định.

Trường hợp bạn yêu cầu xóa dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý, MedDental sẽ xem xét và thực hiện theo quy định pháp luật. Một số thông tin có thể vẫn phải được lưu giữ để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, đặc biệt đối với hồ sơ khám bệnh, chữa bệnh.

6. Biện pháp bảo vệ và bảo mật thông tin

MedDental chú trọng bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ, sử dụng và trao đổi thông tin.

Các biện pháp bảo vệ được áp dụng phù hợp với hệ thống vận hành và mức độ nhạy cảm của dữ liệu, có thể bao gồm:

• Phân quyền truy cập theo nhiệm vụ của từng bộ phận.

• Sử dụng các phương thức xác thực và kiểm soát truy cập hệ thống.

• Áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ hoặc truyền tải.

• Kiểm tra, giám sát và xử lý những truy cập không phù hợp.

• Hướng dẫn nhân sự thực hiện các yêu cầu về bảo mật thông tin.

• Tiếp nhận và xử lý sự cố an toàn dữ liệu theo quy trình và quy định pháp luật.

Mặc dù áp dụng những biện pháp bảo vệ cần thiết, việc truyền tải và lưu trữ dữ liệu trên môi trường điện tử vẫn có thể phát sinh rủi ro do lỗi kỹ thuật, sự cố hệ thống hoặc hành vi truy cập trái phép.

Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, MedDental có trách nhiệm triển khai biện pháp xử lý, hạn chế hậu quả và thực hiện nghĩa vụ thông báo, báo cáo theo quy định pháp luật.

7. Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân

MedDental tôn trọng các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Tùy từng trường hợp, bạn có quyền:

• Được biết về hoạt động thu thập và xử lý thông tin cá nhân của mình.

• Đồng ý, không đồng ý hoặc yêu cầu rút lại sự đồng ý đối với hoạt động xử lý dữ liệu.

• Xem, cập nhật hoặc yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác.

• Yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân.

• Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu trong những trường hợp pháp luật cho phép.

• Khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp khi phát hiện thông tin bị sử dụng không đúng quy định.

Để thực hiện các quyền trên, bạn có thể liên hệ với MedDental qua thông tin được công bố ở cuối chính sách.

MedDental có thể yêu cầu xác minh danh tính hoặc quyền đại diện hợp pháp trước khi xử lý yêu cầu nhằm tránh việc thông tin bị tiết lộ hoặc thay đổi bởi người không có quyền truy cập.

Việc tiếp nhận và giải quyết yêu cầu được thực hiện trong thời hạn, phạm vi và điều kiện pháp luật quy định.

8. Chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý và yêu cầu xóa dữ liệu

Khi phát hiện thông tin cá nhân chưa chính xác hoặc cần thay đổi, bạn có thể liên hệ MedDental để yêu cầu kiểm tra và cập nhật.

Trường hợp muốn rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu, bạn có thể gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc phương thức điện tử phù hợp đến MedDental.

Sau khi tiếp nhận, MedDental sẽ:

1. Kiểm tra thông tin và xác minh người gửi yêu cầu khi cần thiết.

2. Xác định loại dữ liệu, mục đích xử lý và căn cứ pháp lý có liên quan.

3. Thực hiện yêu cầu trong phạm vi được pháp luật cho phép.

4. Phản hồi kết quả hoặc giải thích lý do chưa thể thực hiện nếu có nghĩa vụ pháp lý cần tiếp tục tuân thủ.

Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm rút lại.

Đối với dữ liệu thuộc hồ sơ bệnh án, yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa bỏ phải tuân thủ thêm các quy định chuyên ngành về quản lý hồ sơ khám bệnh, chữa bệnh.

9. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Trong quá trình sử dụng các giải pháp công nghệ hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp có yếu tố nước ngoài, một số hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân có thể liên quan đến việc chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Nếu phát sinh hoạt động này, MedDental sẽ thực hiện các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân và chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo quy định pháp luật.

Thông tin về loại dữ liệu, mục đích chuyển, bên tiếp nhận và những nội dung liên quan sẽ được thông báo khi pháp luật yêu cầu.

Việc chuyển dữ liệu không đồng nghĩa với việc cho phép bên tiếp nhận tự do sử dụng thông tin của khách hàng cho những mục đích khác.

10. Tiếp nhận và giải quyết phản ánh, khiếu nại

Nếu có câu hỏi về chính sách này hoặc phát hiện dấu hiệu thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích, bạn có thể liên hệ MedDental để yêu cầu kiểm tra và giải quyết.

Quy trình tiếp nhận gồm các bước:

Bước 1: Gửi yêu cầu hoặc phản ánh

Bạn cung cấp nội dung cần giải quyết qua email, điện thoại hoặc địa chỉ tiếp nhận chính thức của MedDental. Có thể gửi kèm thông tin và tài liệu liên quan để hỗ trợ việc xác minh.

Bước 2: Tiếp nhận và xác minh

Bộ phận phụ trách tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra nội dung và phối hợp với các đơn vị liên quan. Trong trường hợp cần thiết, MedDental có thể đề nghị bổ sung thông tin để xác minh.

Bước 3: Xử lý và phản hồi

MedDental xem xét nội dung phản ánh, xác định trách nhiệm và thực hiện biện pháp xử lý phù hợp.

Đối với khiếu nại dịch vụ thông thường, thời gian giải quyết theo chính sách nội bộ là không quá 07 ngày làm việc đối với trường hợp đơn giản và không quá 30 ngày làm việc đối với trường hợp phức tạp cần phối hợp với bên liên quan.

Riêng các yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân và việc thông báo sự cố bảo vệ dữ liệu phải tuân thủ thời hạn theo quy định pháp luật tương ứng.

Bước 4: Thông báo kết quả và khắc phục

Kết quả xử lý được thông báo qua kênh liên hệ phù hợp. Khi xác định có vi phạm, MedDental thực hiện các biện pháp khắc phục trong phạm vi trách nhiệm của mình và theo quy định pháp luật.

11. Thông tin đơn vị thu thập và quản lý dữ liệu

Thông tin đơn vị được công bố trong chính sách của Hệ thống Nha khoa MedDental:

CÔNG TY CỔ PHẦN NỤ CƯỜI MỚI VIỆT NAM

• Địa chỉ: Số 87 Bùi Thị Xuân, Phường Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội, Việt Nam.

• Tổng đài: 1800 8336.

• Hotline/Zalo: 0985 018 688.

• Email tiếp nhận: info@meddental.vn.

• Website: www.meddental.com.vn.

Đối với hoạt động khám bệnh, chữa bệnh tại từng cơ sở, thông tin về đơn vị chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu được xác định phù hợp với mô hình tổ chức, đơn vị pháp lý và hoạt động xử lý thực tế.

12. Cập nhật chính sách

MedDental có thể cập nhật chính sách này khi có thay đổi về quy định pháp luật, hoạt động cung cấp dịch vụ hoặc phương thức thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nội dung cập nhật được công bố trên website chính thức. Trường hợp thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc yêu cầu phải có sự đồng ý của bạn, MedDental sẽ thực hiện thông báo và xin ý kiến theo quy định pháp luật.